आप प्रोजेक्ट का बजट कैसे ट्रैक करते हैं और overrun को जल्दी कैसे पकड़ते हैं?

खर्च को कैलेंडर के नहीं, प्रगति के मुकाबले ट्रैक कीजिए। शेड्यूल के आधे पर पैसे का आधा खर्च हो जाना तब तक कुछ नहीं बताता जब तक आप न जानें कि सच में कितना काम हुआ है, और earned value यही देता है। हर reporting cycle में अब तक के खर्च की रिपोर्ट देने की जगह पूरा होने तक का forecast बनाइए, और forecast हिलते ही रुझान पर झंडी उठाइए।

गलती यह है कि खर्च को कैलेंडर के मुकाबले ट्रैक किया जाए, क्योंकि शेड्यूल के आधे पर बजट का आधा खर्च हो जाना अपने आप में कुछ नहीं बताता। जो मायने रखता है वह है सच में पूरे हुए काम के मुकाबले खर्च। तो मैं जो डिलीवर हुआ है उसे जो खर्च हुआ है उसके मुकाबले ट्रैक करता हूं, जो असल में earned value ही है भले मैं स्पॉन्सर के सामने उसे यह नाम न दूं, और हर reporting cycle में सिर्फ अब तक का खर्च बताने की जगह पूरा होने तक का forecast बनाता हूं। चेतावनी forecast से मिलती है। एक प्रोजेक्ट पर आधे रास्ते तक burn ठीक दिख रहा था, पर पूरा होने तक का forecast दो महीने में लगभग बारह प्रतिशत खिसक गया था, और चूंकि हमने रुझान जल्दी पकड़ लिया, हम बाद में ज्यादा पैसे मांगने की जगह एक workstream का स्कोप घटा सके। मैं यह भी पक्का करता हूं कि प्रतिबद्ध खर्च उसमें हो, सिर्फ invoice हुआ नहीं, क्योंकि साइन हो चुका purchase order पैसा जा ही चुका है।