Wie verfolgst du ein Projektbudget und erkennst eine Überschreitung früh?

Verfolg Ausgaben gegen Fortschritt, nicht gegen den Kalender. Zur Hälfte des Zeitplans die Hälfte des Geldes ausgegeben zu haben sagt dir nichts, solange du nicht weißt, wie viel Arbeit wirklich fertig ist, und genau das liefert Earned Value. Prognostizier in jedem Berichtszyklus bis zum Abschluss statt die bisherigen Ausgaben zu melden, und melde den Trend, sobald sich die Prognose bewegt.

Der Fehler ist, Ausgaben gegen den Kalender zu verfolgen, denn zur Hälfte des Zeitplans die Hälfte des Budgets verbraucht zu haben sagt für sich genommen nichts. Was zählt, sind Ausgaben gegen tatsächlich fertige Arbeit. Ich verfolge also, was geliefert wurde, gegen das, was ausgegeben wurde, was im Grunde Earned Value ist, auch wenn ich es vor dem Sponsor nicht so nenne, und ich prognostiziere in jedem Berichtszyklus bis zum Abschluss, statt nur zu melden, was wir bisher ausgegeben haben. Die Prognose ist die Zahl, die dich vorwarnt. In einem Projekt sah der Verbrauch zur Halbzeit gut aus, aber die Prognose bis zum Abschluss war über zwei Monate um rund zwölf Prozent abgedriftet, und weil wir den Trend früh erwischt haben, konnten wir einen Workstream aus dem Scope nehmen, statt später um mehr Geld zu bitten. Ich achte außerdem darauf, dass gebundene Ausgaben drin sind und nicht nur fakturierte, denn eine unterschriebene Bestellung ist Geld, das schon weg ist.