Como você conduz reuniões de projeto em que as pessoas não se irritam por ter que ir?

Toda reunião precisa de uma decisão ou de um bloqueio para se justificar. Publique uma pauta nomeando as decisões, convide só as pessoas que são donas delas, coloque um limite de tempo, e termine com donos e datas escritos e circulados dentro de uma hora. Cancele uma reunião de status quando uma atualização escrita resolveria; esse único hábito compra mais boa vontade com times de entrega do que qualquer outra coisa.

A régua que eu coloco é que uma reunião precisa de uma decisão ou de um bloqueio, senão deveria ser uma atualização escrita. Então tem uma pauta que diz o que a gente vai decidir, só as pessoas donas dessas decisões estão na sala, tem limite de tempo, e termina com donos e datas que eu mando dentro de uma hora. A nota de acompanhamento é o resultado de verdade; a reunião é só como você produz isso. Eu também cancelo reuniões em voz alta quando não há nada a decidir, e isso me comprou mais credibilidade com engenheiros do que qualquer outra coisa que eu já fiz. Num projeto a gente trocou uma call semanal de status de quarenta e cinco minutos por uma atualização escrita mais uma call de quinze minutos só para bloqueios, e tanto a presença quanto a qualidade da informação subiram, porque as pessoas liam a atualização antes em vez de escutarem pela metade.