Como você facilita um workshop de requisitos que realmente produz decisões?

Prepare-se muito e estruture com firmeza. Circule o objetivo e qualquer leitura prévia, convide só quem pode decidir ou quem detém o conhecimento, trabalhe a partir de um artefato visível como um modelo de processo na parede para as pessoas reagirem a algo concreto, e capture decisões e pendências ao vivo. Feche relendo o que foi decidido e quem é dono de cada ação.

A maior parte do trabalho acontece antes da sala. Eu mando o objetivo e qualquer leitura prévia, e sou implacável com a lista de convidados, porque um workshop com quatorze pessoas é uma apresentação. Eu quero as pessoas que podem decidir e as pessoas que sabem como aquilo funciona de verdade, e mais ninguém. Na sala eu sempre começo de algo concreto, normalmente um rascunho de modelo de processo na parede que eu sei que está levemente errado, porque as pessoas corrigem um diagrama com muito mais boa vontade do que respondem a uma pergunta aberta. Decisões e pendências vão para a parede ao vivo, onde todo mundo vê, para nada depender das minhas anotações depois. Eu também fico de olho na voz mais alta, e vou deliberadamente dar a volta na mesa ou usar escrita silenciosa em cartões por alguns minutos para as pessoas mais quietas serem ouvidas. E eu nunca deixo ninguém sair antes de reler o que a gente decidiu e quem é dono de cada pendência.