Três departamentos descrevem o mesmo processo de formas diferentes e nenhum deles cede. O que você faz?

Traga a evidência para a sala e mapeie junto, não separadamente. Faça uma sessão com os três, percorra casos reais de ponta a ponta e deixe o dado mostrar onde o processo realmente diverge. Muitas vezes os três estão certos sobre a própria parte e ninguém nunca viu o todo. Se uma decisão real for necessária, nomeie-a e leve para o dono do processo.

Eu paro de coletar descrições separadamente, porque é assim que você vira entregador entre três versões. Eu junto todos em uma sala com casos reais, e a gente percorre alguns exemplos de verdade de ponta a ponta, puxando os registros conforme avança. O que costuma acontecer é que os três estão corretos sobre o próprio trecho e ninguém nunca viu a coisa inteira, então o desacordo se dissolve assim que está tudo na mesma parede. Em um processo de expedição, o armazém e o time de atendimento estavam descrevendo a mesma etapa com dois dias de diferença, e a lacuna era um job em lote que ninguém fora de TI conhecia. Onde sobra uma diferença real, normalmente é uma variação legítima por tipo de cliente ou por região, então eu documento como variante em vez de forçar uma consistência falsa. Se for uma decisão genuína sobre como deveria funcionar, eu nomeio isso claramente e levo ao dono do processo em vez de mediar sozinho.