Wie baust du einen Business Case, der ein CFO-Review übersteht?

Bau ihn mit den eigenen Zahlen des Kunden, nicht mit deinem ROI-Rechner. Starte bei einer Kennzahl, die sie ohnehin berichten, zeig die aktuellen Kosten mit klar benannter Annahme, modelliere die Veränderung konservativ und kennzeichne sie als Schätzung. Nimm Implementierungskosten, interne Zeit und Amortisationsdauer mit rein. Ein CFO vertraut einem bescheidenen Case mit sichtbaren Annahmen weit mehr als einem spektakulären, den er nicht prüfen kann.

Das Wichtigste ist: Ich baue ihn nicht, wir bauen ihn. Wenn die Zahlen meine sind, behandelt Finance sie als Marketing. Also setze ich mich mit dem Champion hin und wir nutzen Werte, die sie intern ohnehin berichten. Dann gehe ich absichtlich konservativ ran. Wenn sie mir sagen, der Prozess dauert sechs Stunden pro Woche, modelliere ich vier, und ich sage laut, dass ich gekürzt habe, denn in dem Moment, in dem ein CFO eine aufgeblasene Annahme findet, hört er auf zu lesen. Ich nehme immer die unglamouröse Seite mit rein: Implementierung, die internen Stunden, die ihr Team beim Onboarding aufwendet, und was im ersten Quartal passiert, bevor jemand einen Nutzen sieht. Ich führe mit der Amortisationsdauer, nicht mit der Gesamtersparnis, denn eine Fünf-Jahres-Sparzahl bedeutet jemandem nichts, der den Plan für dieses Jahr managt. Bei einem Deal lief der gesamte Case auf eine einzige Folie mit drei Zeilen hinaus: was der aktuelle Workaround jährlich kostet, was die Behebung kostet und in welchem Monat sie den Break-even erreichen. Der CFO stellte zwei Fragen zu den Annahmen und unterschrieb. Große Decks verlieren. Nachprüfbare Arithmetik gewinnt.