Quando você escreveria um caso de uso em vez de uma história de usuário?

Use histórias quando o time consegue conversar e refinar ao longo do caminho. Casos de uso servem para fluxos complexos, muitos caminhos alternativos ou documentação que precisa se sustentar sozinha para auditores, um fornecedor ou um time que você não alcança com facilidade. Um caso de uso captura a interação inteira, incluindo os fluxos de exceção; uma história é um marcador para uma conversa, e ela falha quando essa conversa não pode acontecer.

Depende de a conversa poder acontecer. Histórias funcionam muito bem quando o time está junto e consegue refinar ao longo do caminho, porque a história na verdade é só uma promessa de conversar sobre aquilo. No momento em que essa conversa fica cara, o formato para de funcionar. Então, em um projeto em que o desenvolvimento era com um fornecedor em outro fuso e o contrato referenciava a especificação, eu escrevi casos de uso, porque o documento tinha que responder perguntas sozinho, sem mim na sala. Mesma coisa em qualquer coisa com um regulador envolvido, onde você precisa dos fluxos alternativos e de exceção escritos e rastreáveis, e não combinados verbalmente numa sessão de refinamento. Eu também já misturei, com casos de uso para os dois fluxos genuinamente complicados, como uma conciliação de pagamentos com uns nove caminhos de exceção, e histórias para todo o resto. Escolher um formato para o projeto inteiro porque é o padrão da casa é como você acaba com inchaço ou com lacunas.