आप प्रोजेक्ट मीटिंग ऐसे कैसे चलाते हैं कि लोगों को उनमें आना खले नहीं?

हर मीटिंग के होने के लिए एक फैसला या एक रुकावट चाहिए। एजेंडा पहले भेजिए जिसमें फैसले लिखे हों, सिर्फ उन्हीं लोगों को बुलाइए जिनके पास वे फैसले हैं, वक्त बांधिए, और अंत में मालिक और तारीखें लिखकर घंटे भर के अंदर भेजिए। जब लिखित अपडेट से काम चल जाए तो स्टेटस मीटिंग रद्द कीजिए; यही एक आदत डिलीवरी टीमों से बाकी किसी भी चीज से ज्यादा सद्भावना कमाती है।

मैं जो कसौटी रखता हूं वह यह है कि मीटिंग के लिए एक फैसला या एक रुकावट चाहिए, वरना वह एक लिखित अपडेट होनी चाहिए। तो एक एजेंडा होता है जो बताता है कि हम क्या तय कर रहे हैं, कमरे में सिर्फ वही लोग होते हैं जिनके पास वे फैसले हैं, वक्त बंधा होता है, और अंत में मालिक और तारीखें होती हैं जो मैं घंटे भर में भेज देता हूं। असली नतीजा वही follow up नोट है; मीटिंग तो बस उसे बनाने का तरीका है। जब तय करने को कुछ नहीं होता तो मैं मीटिंग खुलकर रद्द भी करता हूं, और इससे मुझे engineers के बीच बाकी किसी भी काम से ज्यादा साख मिली है। एक प्रोजेक्ट पर हमने पैंतालीस मिनट की हफ्तावार स्टेटस call की जगह एक लिखित अपडेट और सिर्फ रुकावटों के लिए पंद्रह मिनट की call रख दी, और हाजिरी भी बढ़ी और जानकारी की क्वालिटी भी, क्योंकि लोग अपडेट को आधे मन से सुनने की जगह पहले पढ़कर आते थे।