Wie führst du Projektmeetings, an denen Leute nicht ungern teilnehmen?

Jedes Meeting braucht eine Entscheidung oder einen Blocker als Rechtfertigung. Veröffentlich eine Agenda, die die Entscheidungen benennt, lad nur die Leute ein, denen sie gehören, setz ein Zeitlimit, und beende es mit Ownern und Terminen, schriftlich und binnen einer Stunde verschickt. Sag ein Status-Meeting ab, wenn ein schriftliches Update reicht; diese eine Gewohnheit bringt bei Lieferteams mehr Wohlwollen als alles andere.

Meine Messlatte ist, dass ein Meeting eine Entscheidung oder einen Blocker braucht, sonst sollte es ein schriftliches Update sein. Es gibt also eine Agenda, die sagt, was wir entscheiden, im Raum sind nur die Leute, denen diese Entscheidungen gehören, es hat ein Zeitlimit, und es endet mit Ownern und Terminen, die ich binnen einer Stunde rumschicke. Die Nachbereitungsnotiz ist das eigentliche Ergebnis; das Meeting ist nur, wie man sie herstellt. Ich sage Meetings außerdem laut ab, wenn es nichts zu entscheiden gibt, und das hat mir bei Entwicklerinnen und Entwicklern mehr Glaubwürdigkeit gebracht als alles andere. In einem Projekt haben wir eine wöchentliche Statusrunde von fünfundvierzig Minuten durch ein schriftliches Update plus fünfzehn Minuten nur für Blocker ersetzt, und sowohl Teilnahme als auch Qualität der Informationen sind gestiegen, weil die Leute das Update vorher gelesen haben statt ihm halb zuzuhören.