Cada reunión necesita una decisión o un bloqueo que la justifique. Publica una agenda que nombre las decisiones, invita solo a quien es dueño de ellas, ponle un tiempo límite y termina con responsables y fechas escritas y enviadas en menos de una hora. Cancela una reunión de estado cuando bastaría con una actualización escrita; ese único hábito compra más buena voluntad con los equipos de entrega que ninguna otra cosa.
Por qué lo preguntan los entrevistadores
La disciplina de reuniones es un marcador visible de un buen jefe de proyecto, y los entrevistadores lo preguntan a menudo porque han sufrido a uno malo. Quieren un listón para convocar una reunión, listas de invitados ajustadas y una salida escrita el mismo día. La disposición a cancelar tus propias reuniones es la señal que más destaca, porque demuestra que valoras el tiempo del equipo por encima de la apariencia de coordinación.
Cómo estructurar tu respuesta
- Fija el listón: una decisión o un bloqueo, o no hay reunión.
- Publica las decisiones en la agenda por adelantado.
- Invita solo a quien es dueño de esas decisiones.
- Envía responsables y fechas en menos de una hora.
- Cancela reuniones cuando bastaría con una actualización escrita.
Ejemplo de respuesta
El listón que pongo es que una reunión necesita una decisión o un bloqueo; si no, debería ser una actualización escrita. Así que hay una agenda que dice qué vamos a decidir, en la sala está solo quien es dueño de esas decisiones, tiene un tiempo límite y termina con responsables y fechas que envío en menos de una hora. La nota de seguimiento es la salida real; la reunión es solo la forma de producirla. También cancelo reuniones en voz alta cuando no hay nada que decidir, y eso me ha comprado más credibilidad con los ingenieros que ninguna otra cosa que haya hecho. En un proyecto sustituimos una llamada semanal de estado de cuarenta y cinco minutos por una actualización escrita más una llamada de quince minutos solo para bloqueos, y subieron tanto la asistencia como la calidad de la información, porque la gente se leía la actualización antes en vez de escucharla a medias.
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Mira cómo funcionaPreguntas de seguimiento que puedes esperar
- ¿Cómo llevas una daily para que no se convierta en un informe de estado?
- ¿Qué haces cuando un stakeholder sénior descarrila la agenda?
- ¿Cómo gestionas a la gente que no se lee las actualizaciones escritas?
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