Comment animez-vous des réunions de projet auxquelles les gens ne rechignent pas à assister ?

Toute réunion a besoin d'une décision ou d'un blocage pour se justifier. Publiez un ordre du jour qui nomme les décisions, n'invitez que les gens qui les portent, minutez-la, et terminez avec des propriétaires et des dates écrits et diffusés dans l'heure. Annulez une réunion d'avancement quand une note écrite suffirait ; cette seule habitude achète plus de bonne volonté auprès des équipes de livraison que n'importe quoi d'autre.

Le seuil que je fixe, c'est qu'une réunion a besoin d'une décision ou d'un blocage, sinon ça devrait être une note écrite. Il y a donc un ordre du jour qui dit ce qu'on décide, seuls les gens qui portent ces décisions sont dans la salle, c'est minuté, et ça se termine par des propriétaires et des dates que je fais circuler dans l'heure. La note de suivi est la vraie production ; la réunion n'est que la façon de la produire. J'annule aussi les réunions à voix haute quand il n'y a rien à décider, et ça m'a acheté plus de crédibilité auprès des ingénieurs que tout ce que j'ai fait d'autre. Sur un projet, on a remplacé un point d'avancement hebdomadaire de quarante-cinq minutes par une note écrite plus un appel de quinze minutes réservé aux blocages, et la participation comme la qualité de l'information ont monté, parce que les gens lisaient la note avant au lieu de l'écouter d'une oreille.